Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Annette Valstrøms Forening til Støtte for Unge Kunstnere, CVR-nr. 46738306, er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles via valstroem.dk og i foreningens bestyrelsessystem.

Kontakt: kontakt@valstroem.dk (att. formanden). Foreningen har ikke pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver, men henvendelser om persondata besvares af formanden, der er databeskyttelsesrådgiver af profession.

2. Hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor og med hvilket retsgrundlag

Legatansøgninger (arbejds- og rejselegater). Navn, fødselsår, e-mail, telefon, by, kunstart, uddannelse, udstillinger, portfolio-link, motiveret ansøgning og billeder af egne værker. Formålet er bestyrelsens behandling af ansøgningen og dokumentation af tidligere ansøgninger og uddelinger. Retsgrundlag: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandling på din anmodning forud for en eventuel legataftale) og litra f (foreningens legitime interesse i en sammenhængende og dokumenteret uddelingspraksis).

Indstillinger til Annette Valstrøms Mindelegat. Om indstilleren: navn, e-mail og relation til kunstneren. Om den indstillede kunstner: de oplysninger, indstilleren giver (navn, eventuel kontakt, kunstart, motivering, billeder af værker). Formålet er bestyrelsens udvælgelse af årets modtager. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra f (foreningens legitime interesse i at kunne modtage og vurdere indstillinger, jf. foreningens vedtægtsbestemte formål). Da oplysningerne om kunstneren ikke kommer fra kunstneren selv, orienterer vi kunstneren om indstillingen og om denne politik, jf. artikel 14, senest en måned efter at indstillingen er kommet på bestyrelsens kandidatliste, medmindre vi ikke har kontaktoplysninger. Indstillinger, der afvises ved den første gennemgang, slettes, uden at kunstneren kontaktes.

Udbetaling af legater. Ved bevilling indhenter vi kontonummer og, hvor foreningen har pligt til at indberette legatet til Skattestyrelsen, CPR-nummer. Ved rejselegater behandler vi kvitteringer og rejseberetning som grundlag for refusion. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b (legataftalen) og litra c (bogføringsloven og skatteindberetningsloven); CPR-nummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Medlemskab. Navn, e-mail, by, indmeldelsesdato og kontingentstatus. Formålet er medlemsadministration, kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling og medlemskommunikation. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b (medlemsaftalen, jf. vedtægterne) og litra c (bogføringsloven).

Støtte og sponsorater. Visningsnavn, e-mail, beløb og frekvens samt for virksomheder navn, CVR-nummer, website og logo. Formålet er at bekræfte indbetalingen, sende kvittering, opfylde sponsoraftalen og bogføre. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b og litra c (bogføringsloven). Visning af dit navn eller virksomhedens navn og logo på støttelisten sker kun efter dit eget valg ved registreringen (artikel 6, stk. 1, litra a); vælger du Anonym, vises intet navn, og du kan altid bede om at blive fjernet fra listen.

Bestyrelsesmedlemmer. Navn, e-mail, titel, by, biografi, foto og eventuelt LinkedIn-link vises på siden Foreningen; login til bestyrelsessystemet sker med engangskoder sendt til e-mail. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b (bestyrelseshvervet, jf. vedtægterne) og litra f.

Henvendelser pr. e-mail behandles for at kunne besvare dem (artikel 6, stk. 1, litra f).

Tekniske logfiler. Webserveren registrerer IP-adresse, tidspunkt og den side, der hentes, af hensyn til drift, fejlsøgning og sikkerhed (artikel 6, stk. 1, litra f).

Vi beder dig om ikke at sende følsomme oplysninger (fx om helbred) i ansøgninger og indstillinger. Vi træffer ingen afgørelser udelukkende ved automatisk behandling.

3. Hvor oplysningerne kommer fra

Oplysningerne kommer fra dig selv, når du ansøger, indstiller, melder dig ind, registrerer støtte eller skriver til os. Ved indstillinger kommer oplysningerne om den indstillede kunstner fra indstilleren. Ved virksomhedssponsorater kan vi supplere med offentlige oplysninger fra CVR-registret.

4. Er du forpligtet til at give os oplysningerne?

Nej. Men uden de oplysninger, der er markeret som obligatoriske i formularerne, kan vi ikke behandle en ansøgning eller indstilling, oprette et medlemskab eller registrere støtte.

5. Hvem vi deler oplysninger med

Oplysningerne behandles alene af foreningens aktive bestyrelsesmedlemmer og videregives ikke til andre, bortset fra:

• Conscient Systems A/S (Danmark) - databehandler for hosting, drift og udvikling af valstroem.dk og bestyrelsessystemet, herunder afsendelse af e-mail. Der er indgået databehandleraftale.
• Foreningens pengeinstitut ved udbetaling af legater og modtagelse af indbetalinger (selvstændigt dataansvarlig).
• Skattestyrelsen, i det omfang foreningen har pligt til at indberette et legat.
• Revisor, hvis foreningens regnskab revideres.
• Offentligheden: navnet på modtageren af Annette Valstrøms Mindelegat offentliggøres ved uddelingen sammen med bestyrelsens begrundelse; øvrige legatmodtagere offentliggøres kun efter aftale.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Alle oplysninger opbevares på servere i Danmark. Foreningen overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

7. Hvor længe vi opbevarer oplysningerne

• Ansøgninger og indstillinger, der ikke fører til uddeling: slettes senest 3 år efter afsluttet behandling, så bestyrelsen kan se tidligere ansøgninger ved fornyet ansøgning. Indstillinger, der afvises ved den første gennemgang, slettes straks.
• Bevilgede legater: ansøgningen, bestyrelsens beslutning og udbetalingsbilag er bogføringsmateriale og opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12.
• Medlemmer: så længe medlemskabet består. Efter udmeldelse opbevares kontingentoplysninger som bogføringsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringslovens § 12); øvrige oplysninger slettes.
• Støtte og sponsorater: bogføringsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringslovens § 12). Navn og logo fjernes fra støttelisten, når du beder om det, eller når sponsoratet ophører.
• Bestyrelsesmedlemmer: profilen fjernes fra hjemmesiden ved udtræden. Navnet indgår fortsat i referater, regnskaber og vedtægtsdokumenter, hvor loven kræver det.
• Engangskoder til login udløber efter 15 minutter og slettes løbende.
• Tekniske logfiler: højst 13 måneder.

8. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til:

• Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (artikel 15).
• Berigtigelse af urigtige oplysninger (artikel 16).
• Sletning i de tilfælde, hvor vi ikke er forpligtet til at opbevare oplysningerne (artikel 17).
• Begrænsning af behandlingen (artikel 18).
• Dataportabilitet for oplysninger, du selv har givet os, og som behandles på grundlag af aftale eller samtykke (artikel 20).
• Indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af foreningens legitime interesse (artikel 21).
• At trække et samtykke tilbage til enhver tid, fx til visning på støttelisten, uden at det påvirker lovligheden af den behandling, der er sket forinden (artikel 7, stk. 3).

Skriv til kontakt@valstroem.dk. Vi svarer senest en måned efter modtagelsen.

9. Klage til Datatilsynet

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.

10. Cookies

valstroem.dk sætter ingen sporings- eller statistikcookies og bruger ingen tredjepartstjenester, der sporer dig. Bestyrelsessystemet gemmer alene et login-token i bestyrelsesmedlemmets egen browser.

11. Ændringer

Politikken opdateres, når foreningens behandling ændrer sig, fx når foreningen får bankforbindelse og betalingsindløsning. Den gældende version findes altid på denne side. Senest opdateret: 3. september 2026.